Hootsuite

El Cliente

El software de gestión de redes sociales de Hootsuite es utilizado por más de 18 millones de clientes y empleados en más del 80% de Fortune 1000. Con su sede global en Vancouver y oficinas en todo el mundo, sus flujos de trabajo abarcan numerosos equipos, continentes y zonas horarias.

La Situación

La estrategia de marketing anual de Hootsuite incluye varias campañas que dan como resultado cientos de activos creativos. Antes de implementar un sistema de gestión de activos digitales (DAM), este contenido se almacenaba en varias ubicaciones. Curtis Foreman, Editor Mayor de Hootsuite, dijo: “Cuando comencé aquí en Hootsuite no había DAM. Había archivos en Google Drive... videos en discos duros apilados en esquinas, había cosas en unidades flash; estaba por todas partes". Y tampoco había una estructura formal de nombres para ayudar en la capacidad de búsqueda. "La gente nos pedía el logotipo", compartía, "y tú ibas a buscarlo, y era hootsuitelogofinalbrendav2.png".

El Reto

Localizar el archivo correcto consumía tanto tiempo, dijo Curtis, que "se veía a la gente creando sus propias colecciones privadas de activos". Debido a que muchos de estos archivos estaban fechados o eran de baja calidad, la consistencia de su marca estaba sufriendo. Curtis y su equipo sabían que necesitaban herramientas para ayudarlos a organizar, administrar y distribuir su contenido.

La Solución

Después de investigar las plataformas DAM, determinaron que la solución Acquia DAM satisfacía sus necesidades de gestión de marca.

Acceso fácil a contenido curado

Ahora que el contenido creativo está organizado en una ubicación, los equipos de Hootsuite saben dónde encontrar el contenido que necesitan. Y con Portales , han simplificado aún más el acceso a contenido popular. Tienen un portal para su kit de medios, contenido utilizado para puestos en eventos, activos utilizados por sus agencias externas, y su portal más utilizado es para activos de marca.

Curtis compartió: “Creamos un portal de activos de marca que implementamos en toda la empresa para aquellas personas que tal vez no usan los activos con tanta frecuencia, pero aún buscan un logotipo para usar, una ilustración o una fotografía. Todos en la compañía tienen acceso a este portal, y ha sido muy popular". Y al capacitar a los usuarios para que accedan al contenido de marketing por su cuenta, el equipo de Curtis tiene más tiempo para el trabajo creativo.

Controles administrativos

Las herramientas administrativas en Acquia DAM permiten a Hootsuite ajustar continuamente quién puede acceder a qué activos. "Algo que realmente diferenció a Widen desde el principio fue cuán completas y robustas son las herramientas de administración", compartió Curtis. "Debido a que Hootsuite es una organización que se mueve tan rápido y las cosas cambian mucho aquí, era realmente importante para nosotros poder seguir respondiendo a los cambios dentro del negocio y cambiar los grupos de activos y permisos y agregar nuevos tipos de metadatos y consolidar otros. Solo darnos el poder de hacer toda esa administración nosotros mismos, no tiene que ser técnico, no tiene que traer desarrolladores, eso es enorme para nosotros ".

Integraciones tecnológicas

La conexión del sistema DAM a otras plataformas en su pila de tecnología de marketing (martech) le ha permitido a Hootsuite llevar velocidad a los flujos de trabajo a través de equipos y oficinas. Actualmente tienen integraciones con la suite de Adobe, su sistema de gestión de contenido (CMS) y su propio software. "La integración entre [el sistema DAM] y Hootsuite permite a las personas mirar en el DAM mientras usan Hootsuite para publicar imágenes en las redes sociales", dijo Curtis. "Pueden desplazarse por las imágenes de su organización, encontrar lo que necesitan, moverlas a una publicación, agregarlas allí y saber que es la versión correcta, que es de marca y está lista para usar".

Soporte confiable

Hootsuite sabe que pueden depender del equipo de Acquia para apoyarlos a medida que su uso de Acquia DAM madura y se expande. "Me encanta el equipo de soporte", dijo Curtis. “Yo diría que no pasa una semana en la que no esté en una charla con el equipo sobre algo. Siempre son rápidos y receptivos. Eso me encantó, el soporte proporciona un valor enorme ".

Los Resultados

Agilidad creativa

Acquia DAM ayuda al equipo creativo de Hoosuite reducir las tareas manuales y redundantes . Uno de sus diseñadores gráficos, Eric Uhlich, compartió: “No hay nada como ver una ilustración que es un jpg plano y decir ay no, necesito un elemento de el. Ahora vamos al DAM y el original está ahí, las capas están ahí. Nos da acceso a todo eso de inmediato, sin tener que averiguar la fuente de la misma, quién la hizo, de dónde es".

Las integraciones crean eficiencias adicionales empujando contenido a otros sistemas, como las CMS. Cuando los archivos, como los documentos técnicos o los informes, necesitan un pequeño cambio, como una nueva ilustración o una edición de copia, antes tenían que enviar la versión actualizada al equipo web para publicarla en línea. "Lo que hacemos ahora", compartió Curtis, "es que nuestro CMS web extrae esos documentos directamente de DAM que ahorra la cantidad de idas y venidas que necesitamos tener con ese equipo".

Conocimientos de datos

La aplicación Insights en Acquia DAM ayuda a Hootsuite a comprender cómo sus usuarios interactúan con el sistema. Curtis dijo: "Podemos verlos allí agarrando estos activos, por lo que sabemos que están obteniendo el material correcto de donde deberían estar".

Curtis confía en los comentarios de sus usuarios más activos para informar la optimización del sistema. “También realizamos un seguimiento de la adopción interna con personas que descargan activos y eso ha aumentado constantemente y tenemos una lista de personas con quienes hablar, para asegurarnos de que estén felices y obtengan lo que necesitan”, compartió.

Y la integración con el CMS les permite rastrear vistas y descargas en los materiales en su sitio web que requieren que se complete un formulario, como libros blancos. "Tan pronto como alguien pase por ese formulario cerrado, verá el archivo sacado directamente de Widen, a diferencia de uno que proviene de nuestro CMS. Así que ese ha sido un caso de uso realmente exitoso para nosotros y estamos felices de haberlo implementado ”, compartió Curtis.

Colaboración mejorada entre equipos globales

Acquia DAM permite a los equipos de Hootsuite compartir contenido y recursos sin importar dónde se encuentren. “Tenemos un equipo de diseño en Londres”, explicó Eric, “y pueden acceder a los mismos activos que nosotros, siempre que los necesiten. Tienen los mismos privilegios y niveles de acceso. Entonces, cuando allá es de noche y aquí es de mañana, o lo que sea, todos están trabajando en los mismos archivos. Mantiene las cosas muy, muy sencillas ".

"Permite que nuestro negocio global se coordine y trabaje", agregó Curtis. "Hay mucha localización: normalmente lanzaremos cualquier pieza de contenido nuevo en al menos cinco idiomas compatibles. Gestionar eso en el DAM les permite ver fácilmente cuándo están ingresando nuevos activos, localizarlos, agregarlos a DAM y hacerlos girar desde allí ". Esta colaboración mejorada permite a los equipos trabajar de manera más eficiente y, en última instancia, mejorar la calidad de su trabajo colectivo.

Habilitación de la marca

“Yo diría que el valor central real que [Acquia DAM] aporta a la marca Hootsuite es hacer que el universo del material de la marca sea mucho más pequeño. Las personas saben a dónde ir y pueden tener la confianza de que cuando encuentran un activo, ha sido creado por el equipo de la marca, está en la marca y se lanza para su uso".

Y estos usuarios empoderados se encuentran en todas las áreas de su organización. “Tenemos a nuestro equipo social extrayendo imágenes del DAM, tenemos nuestro equipo web, tenemos eventos y marketing de campo, tenemos equipos de ventas que lo utilizan. Y luego, más ampliamente, en todo el negocio, veremos a todos, desde el legal hasta las finanzas y el desarrollo corporativo". Todos estos usuarios están contribuyendo a historias de marca coordinadas y cohesivas .

"Realmente no tengo mucho, pero grandes cosas que decir sobre [Acquia DAM] honestamente", dijo Curtis. “Es simplemente una gran plataforma. Disfruto usándolo, y la gente ha tomado el sistema que hemos creado y lo ha usado para hacer algo hermoso y de marca, y creo que esa es una de las mejores medidas de éxito de este sistema ".